「内規を定める」と検索する時点で、現場はだいたい限界が近い。経費の基準が人によって違う、稟議が口頭で流れる、在宅勤務の線引きが曖昧、情報管理は“気をつけよう”で止まっている——こういう状態だと、会社が成長するほど「判断のブレ」が損失になります。私は内規の目的はシンプルで、迷わない・揉めない・速く回る状態を作ることだと思っています。
ただし、内規は“書いたら完成”ではありません。大事なのは、読まれる場所に置き、守れる仕組みで回し、改定され続けること。この記事では、内規をゼロから整備して定着させる具体手順と、実務で登場しやすい製品・サービスをまとめて紹介します（製品名はすべて広告リンク付き）。
- 内規を定める前に決めるべき3つ（ここを外すと失敗する）
- 内規の作り方：私がいつもやる最短ルート（6ステップ）
- 内規整備で“実際に登場する”製品・サービス（私はここに投資する）
- 1）内規の叩き台づくり：就業規則・社内規程の実務書
- 2）内規を“探せる”状態にする：社内Wiki・文書管理
- 3）稟議・申請・承認を内規通りに回す：ワークフロー
- 4）経費内規が最速で強くなる：経費精算システム
- 5）契約・押印の内規を一気に現代化：電子契約・電子署名
- 6）情報セキュリティ内規を“実装”する：パスワード・認証・端末管理
- 7）周知と教育を回す：コミュニケーション・研修・チェック
- 8）紙が残る会社ほど効く：スキャン・PDF・保管用品
- 内規を“守られるルール”に変えるコツ（私はここだけは譲らない）
- まとめ：内規は“文章”ではなく“運用システム”だと割り切る
内規を定める前に決めるべき3つ（ここを外すと失敗する）
内規づくりがコケる典型は「いきなり文章を書く」こと。私はまず、この3点を先に決めます。
1）内規のゴール（何を減らしたいか）
- 不正やミスを減らしたい
- 申請・承認を速くしたい
- 例外を減らしたい（例外はゼロにできないので“記録”したい）
- 説明コストを減らしたい（新人が迷わない）
2）対象（誰に効かせるか）
正社員だけなのか、契約・業務委託まで含むのか。対象が曖昧だと運用で揉めます。
3）置き場所（どこを正本にするか）
私はここが最重要だと思っています。内規は「最新版がすぐ見つかる」だけで遵守率が上がる。社内Wikiやドキュメント基盤がない会社ほど、ここから整備したほうが早いです。
内規の作り方：私がいつもやる最短ルート（6ステップ）
ステップ1：困っている領域から棚卸し
いきなり全部は無理です。まずはトラブルが出やすい順でOK。
- 経費・購買
- 稟議・決裁
- 情報セキュリティ
- 在宅勤務
- ハラスメント・服務規律
- 契約・押印
ステップ2：現場の“暗黙ルール”を拾う
「本当はこうしたい」ではなく、「今どうしているか」を集めます。理想だけの内規は守られません。
ステップ3：条文の型を揃える（テンプレ化）
私は基本この形に寄せます。
- 目的
- 適用範囲
- 定義（揉めそうな言葉は必ず定義）
- 原則（禁止・必須）
- 例外（誰が許可するか）
- 手続き（申請方法・証憑・期限）
- 罰則／是正（必要なら）
- 付則（施行日・改定）
ステップ4：承認者と証跡を固定する
内規は文章より責任設計が9割。誰が承認し、どこに記録が残るかがすべてです。
ステップ5：周知（読む導線）と教育（理解の確認）
Slackで流して終わりは確実に忘れられます。社内Wikiのトップ導線、入社時オンボーディング、四半期のミニテスト、更新通知のルール化。この辺りまでやると「内規が効いている会社」になります。
ステップ6：改定の仕組みを作る
半年〜1年で見直すか、法改正・事故・組織変更のタイミングで改定。改定されない内規は死にます。
内規整備で“実際に登場する”製品・サービス（私はここに投資する）
ここからが本題です。内規を作るだけならWordでもできます。でも、内規を定着させるなら、道具の選び方で結果が変わります。私は「内規＝運用システム」だと割り切って、用途別に揃えます。
1）内規の叩き台づくり：就業規則・社内規程の実務書
文章の質と抜け漏れを最短で埋めるなら、実務書が一番早い。私は“ひな形っぽい本”を1冊、“法律実務っぽい本”を1冊の組み合わせが鉄板だと思っています。
- リスク回避型就業規則・諸規程作成マニュアル
- モデル就業規則 策定マニュアル
- 就業規則の法律実務
- 労務管理の実務がまるごとわかる本
- ハラスメント防止 実務
- テレワーク 規程 作り方
- 社内規程 サンプル集
- 就業規則 ひな形
私はここで「完全に正しい文章」を作ろうとしません。まず現場が守れる文章を作って、運用しながら改定する前提で作ります。そのほうが結果的に早いです。
2）内規を“探せる”状態にする：社内Wiki・文書管理
内規が守られない最大の理由は「見つからない」こと。ここはケチらないほうが良いと私は思います。
- Notion
- Confluence
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Box Business
- Dropbox Business
- Google Drive
- SharePoint
私のおすすめは「規程本文＝Wiki」「申請手順＝手順書ページ」「申請フォーム＝ワークフロー」という分離。これで改定が楽になり、読まれる率が上がります。
3）稟議・申請・承認を内規通りに回す：ワークフロー
内規は“運用されて初めて価値”です。稟議・経費・購買・押印のような領域は、ワークフローを入れると一気に締まります。
私がワークフローで必ずやるのは、例外の承認ルートを用意すること。例外を禁止しても現場は回らないので、「例外はできる、ただし必ず記録される」にするのが強いです。
4）経費内規が最速で強くなる：経費精算システム
経費は内規が最も破られやすい領域。だからこそ、仕組みで守らせるのが正解です。
私は経費内規で「領収書がない場合」や「交通費の例外」など、揉めるポイントを最初から書きます。そしてシステム側で添付必須や上限チェックができると、内規が“言いっぱなし”にならないので強いです。
5）契約・押印の内規を一気に現代化：電子契約・電子署名
契約締結権限、押印ルール、原本管理、保管期間……このあたりは内規テーマの定番です。電子契約を入れると「手順」と「証跡」がセットで揃うので、私はかなりおすすめ派です。
「押印する／しない」より、私は「誰が締結していいのか」「どこに保管され、誰が閲覧できるのか」を内規で固めるほうが効くと感じます。
6）情報セキュリティ内規を“実装”する：パスワード・認証・端末管理
情報管理規程は書くだけでは守られません。守れる仕組みが必要です。
私の感覚では、内規で「パスワードを強く」と書くより、YubiKey のような物理キーや、1Password のような管理ツールを入れて“強制的に強くなる”状態を作るほうが、圧倒的に事故が減ります。
7）周知と教育を回す：コミュニケーション・研修・チェック
内規は「周知したか」が問われる場面が必ず来ます。私は、日常導線に載せるのが一番だと思っています。
私は「内規まとめページ」を Notion や Confluence に作り、更新通知を Slack で飛ばす運用が、手軽で強いと思っています。
8）紙が残る会社ほど効く：スキャン・PDF・保管用品
完全ペーパーレスでも、証憑や契約の扱いで紙が残ることは多いです。紙が残るなら、内規で「保管方法」を決め、道具で統一すると事故が減ります。
私は テプラ を舐めていた時期があるんですが、保管ルールとラベリングが揃うだけで、監査対応や引き継ぎが本当に楽になります。
内規を“守られるルール”に変えるコツ（私はここだけは譲らない）
最後に、私が内規整備で必ず意識しているポイントをまとめます。
1）内規は短く、手順は別ページに逃がす
内規に細かい操作手順を書くと、すぐ古くなります。内規は原則、手順は運用ページ。これが長持ちします。
2）例外はゼロにしない。例外は“必ず記録”
例外を禁止すると現場は裏技で回します。だったら、ワークフローや台帳で「例外を見える化」したほうが強いです。ここで ジョブカンワークフロー や kintone が効いてきます。
3）内規は「見つかる場所」に置いて初めて機能する
社内の誰でも辿り着けるトップ導線があるだけで、違反が減ります。私は Notion か Confluence に規程集を作るのが、いちばん手堅いと思っています。
4）守らせたい領域ほど“ツールで強制”する
経費なら 楽楽精算 や マネーフォワード クラウド経費、認証なら YubiKey や 1Password。文章より仕組みが強いです。
まとめ：内規は“文章”ではなく“運用システム”だと割り切る
内規を定める作業は、会社を縛るためではなく、会社を速く強くするための投資です。私は、内規整備の本質は「判断基準を統一し、申請と証跡を整え、例外を管理し、改定し続ける仕組み」を作ることだと思っています。
もしあなたが今「内規を作らなきゃ」と焦っているなら、最初にやるべきは完璧な文章づくりではなく、内規が“見つかって回る”土台を作ることです。まずは 社内規程 サンプル集 や 就業規則 ひな形 で叩き台を作り、置き場所を Notion に決め、申請は ジョブカンワークフロー か kintone で回す——私はこの流れが、最短で“効く内規”に到達できるやり方だと感じています。
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